Formación de portavoces: una herramienta clave en comunicación

Winston Churchill dijo una vez: “Me he pasado toda la noche preparando la respuesta que tengo que improvisar mañana”. Una frase muy acertada para introducir el tema de nuestro post: la importancia de la formación de portavoces.

En nuestro día a día, estamos acostumbrados a asociar a una persona con una compañía o marca, un partido político, una institución… Hablamos del portavoz. Es decir, la persona encargada de comunicar una posición o simplemente la persona que da la cara en distintas situaciones en las que se requieren respuestas o resolución de cuestiones. Ahora bien, procede la pregunta: ¿Estas personas cómo se forman?

Indudablemente que la elocuencia, es decir, la capacidad de expresarse en público con fluidez y elegancia, puede ser una característica natural en algunas personas. Sin embargo, no todas las personas la poseen; muchas veces, se requiere de ciertas habilidades y de una formación específica que permita entrenar la comunicación para así llegar a ser un buen portavoz.

No obstante, y aunque posean esta capacidad, es habitual que los portavoces reciban formación específica para mejorar la forma en la que se comunican frente a los periodistas y audiencias potenciales. Entrevistas, ya sea en radio, televisión o prensa, o encuentros con medios, son los espacios en los que más veces encontramos a los portavoces.

Pero, esta formación va mucho más allá de los simples canales mencionados anteriormente. Las redes sociales, los mítines políticos, las conferencias o apariciones públicas donde se representa a una marca, compañía, institución o partido político son escenarios en los que la figura del portavoz es muy importante y destacada. No se debe olvidar que, la comunicación esta cada vez más presente y que, por tanto, cada vez tiene que ser más efectiva.

Por ello, formar a nuestros portavoces para que sean lo más eficaces posibles en las distintas situaciones que requieran afrontar es clave. Cuando hablamos de formación de portavoces no solo nos referimos a la parte “física”, como la postura, el tono y la pronunciación; también hacemos referencia al mensaje y a la oratoria.

No hay que olvidar que al ser portavoz se crean vínculos entre la empresa o institución y los medios de comunicación o el público en general, por lo que es clave que el portavoz consiga transmitir la información con credibilidad, de forma directa y clara para que el mensaje sea convincente y llegue de forma efectiva a los receptores. Algo que en tiempo de crisis es todavía más necesario para crear sentido de pertenencia y transmitir seguridad.

Quiero ser un buen portavoz

¿Y cómo se consigue? Practicando. Por ello, os dejamos algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta para llegar a ser un buen portavoz:

  • Conocer a la audiencia

Un buen portavoz tiene que conocer el sector al que se dirige y el tipo de mensaje que la empresa o entidad quieren trasmitir en todo momento. Investigar sobre los medios y periodistas que van están cubriendo la noticia puede ser un punto a favor para lograr enfatizar con diferentes audiencias.

  • Construir un mensaje

Los primeros minutos valen oro. Por eso es fundamental, en la mayoría de lo posible, dar las respuestas adecuadas de forma directa. La mejor herramienta, es captar la benevolencia, es decir, captar a la audiencia desde la primera frase y hacer uso del storytelling.

  • Utilizar un vocabulario directo, simple y familiar

Es importante que todo el mensaje quede claro, por lo que evitar los tecnicismos puede ser una buena herramienta. Sin embargo, si se tiene que hacer uso de ellos, apoyarse en ejemplos, metáforas o comparaciones pueden ayudar a que llegue mejor el mensaje. Esta herramienta también permitirá que el portavoz sea más divulgativo y cercano.

  • Ensayar y apoyarse en casos reales

Es muy importante que el portavoz practique las distintas situaciones en las que puede encontrarse en sus apariciones públicas. Siempre, se debe tener en cuenta qué situaciones son las que el portavoz va a estar expuesto, ya que de ello dependerá la preparación previa que pueda tener. Someter al portavoz a simulacros que reflejen casi la totalidad de las situaciones y de las que tiene que salir de la mejor manera posible para que la acción comunicativa sea la deseada.

Es por ello que, el portavoz tiene que enfrentarse para adquirir las habilidades comunicativas pertinentes haciendo uso de la formación learning by doing.

  • Cierre que invite al diálogo

Cuando se busca integrar al público, el objetivo es generar diálogo y hacerlos sentir partícipes. Cuando se dialoga nos aseguramos de verificar que el mensaje ha llegado tal y como se quiere y es por eso que el cierre tiene que generar una proyección a futuro.

A modo de cierre, nunca hay que olvidar que la opinión del portavoz siempre va a ser percibida como la opinión oficial de una compañía, partido político o institución. Y recuerda que: las ambigüedades deben intentar evitarse.

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