La organización de eventos como herramienta de comunicación y marketing

La organización de eventos se erige como una herramienta de comunicación y marketing muy utilizada por las empresas, ya que, utilizada de forma estratégica, esta herramienta –integrada en la disciplina de las relaciones públicas– contribuye a generar una imagen positiva de la organización, de sus servicios y productos en la mente de sus stakeholders.  

Es decir, mediante la organización de eventos las compañías logran transmitir una serie de mensajes alineados con su identidad y conectar de forma directa con su público, además de proyectar su imagen de marca y diferenciarla de sus competidores a través de la generación de valor añadido y diferencial.

Detrás de un evento existe un extenso timing que recoge el arduo proceso de diseño, planificación y producción por parte del equipo humano que abarca una organización 360º: desde la realización de presupuestos hasta la tramitación de permisos, la coordinación logística, los servicios gastronómicos o la selección e invitación de los asistentes.

Tras varios meses de intenso trabajo en la organización de Medela Blogger’s Day, os explicamos en este post varias pautas y consejos para conseguir que los eventos se conviertan en eficaces estrategias de marketing y comunicación –tanto interna como externa– para las empresas:

1. Definir los objetivos del evento y el público al que nos dirigimos

El formato de cada evento depende del evento que realicemos y los objetivos que persigamos con su organización, diferenciando entre una rueda de prensa, un congreso, una jornada de puertas abiertas…Además, es fundamental saber quién es nuestro público objetivo, pues el target al que nos dirijamos es decisivo para organizar los contenidos del evento.

El objetivo de Medela Blogger’s Day era reunir a blogueras e influencers sobre lactancia y maternidad con el fin de compartir sus experiencias, por lo que optamos por un evento muy dinámico, en el que hubo tiempo para dar a conocer nuevos productos, relajarse y disfrutar de una mañana diferente.

IMG 9142Bienvenida y presentación de Medela Blogger's Day en la sede de la compañía. Fuente: Medela 

2. Elegir la fecha y el lugar de celebración idóneos

El siguiente paso es elegir bien la localización y el momento oportuno para celebrar el evento; en este sentido, la mejor época para la celebración de eventos es durante los meses mayo, junio, octubre y noviembre, y es recomendable que el evento no coincida con días festivo. Además, el espacio debe ajustarse a las necesidades de la empresa, por lo que la localización, la accesibilidad el espacio seleccionado o el aforo son clave para conseguir un evento memorable.

Para el evento de nuestro cliente lo teníamos claro: celebraríamos el evento en la sede de la compañía en España, en Barcelona, y aprovecharíamos la gran terraza del edificio para realizar las actividades programadas. Celebramos el evento a principios de octubre, y aunque el día estuvo nublado y las probabilidades de lluvia eran elevadas, las vistas desde la azotea y la tonalidad grisácea del cielo contribuyeron a que el evento fuera único.

IMG 9467 Brunch saludable en la azotea del edificio durante el evento: Fuente: Medela 

3. Comunicar la filosofía de la marca y generar una experiencia única

Durante el evento no solo van a comunicar las ponencias o exposiciones, sino que también van a influir otros aspectos como el diseño de las invitaciones, el merchandising, el trato que reciban los asistentes…Para marcar la diferencia y conseguir generar una experiencia única, que logre comunicar los valores de la marca, es importante crear un vínculo con el público y lograr que interactúe durante las distintas fases del evento.

En este sentido, el evento organizado para Medela se desarrolló en torno al lema ‘Soy mamá FLEXible’, una campaña para presentar una nueva línea de extractores diseñados a medida para una extracción más eficaz, rápida y cómoda en el día a día de las mamás. Aprovechamos la fortaleza de esta campaña y… ¡organizamos una clase de Body Balance! Tanto las mamás como los niños participaron en ella, y fue una actividad para aprender y cuidar cuerpo y mente.

Además, queríamos que nuestro evento fuera Kids friendly y que las asistentes pudieran asistir con sus hijos. Sin duda ambas actividades consiguieron marcar la diferencia e impactar entre los asistentes, logrando que se implicaran y que conectaran de forma directa con la marca.

IMG 9425Clase de Body Balance para disfrutar de la jornada, y cuidar cuerpo y mente. Fuente: Medela 

4. Optimizar la difusión del evento

Uno de los aspectos clave en la organización del evento es la difusión, tanto online como offline. Actualmente, la implementación de las TIC en los eventos y la optimización de las posibilidades que nos ofrecen para conseguir notoriedad y visibilidad mediática son factores clave en la elaboración del plan de comunicación del evento. En este sentido, la capacidad socializadora de las redes sociales permite la participación e interacción de un amplio número de personas en el evento desde cualquier lugar geográfico, permitiendo la prolongación del impacto del evento.

Nosotros optamos por la difusión del evento en directo a través de las redes sociales de la compañía, forjando de este modo una comunicación continua, instantánea y bidireccional con el público de Medela. Para ello, algunas de las acciones para aprovechar al máximo la comunicación 2.0 a través de redes sociales que utilizamos fueron la publicación de contenidos previa al evento para generar expectación, las stories de Instagram para difundir en directo las distintas actividades del evento, el envío de imágenes personalizadas para cada asistente tras el evento o la creación de un hashtag para que la gente se asocie a él y conozca las novedades de la marca.

Por último, cuando termine el evento, es fundamental medir la repercusión de nuestro evento, evaluando el impacto del hashtag, analizando el feedback recibido por parte de los asistentes y online el número de publicaciones y comentarios… y recuerda, solo un trabajo en equipo y bien planificado permitirá organizar un buen evento que sirva para comunicar los valores de la empresa.

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